داشبورد مدیریتی چیست
داشبورد معمولا یک صفحه خوانا و در لحظه از نمایش گرافیکی روند شاخص‌های سازمان است که به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند تصمیم‌های آگاهانه ای بگیرند.یک صفحه داشبورد معمولا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مربوط به یک هدف یا فرآیند خاص (مثل فروش، بازاریابی، منابع انسانی یا تولید) را در یک نگاه فراهم می‌کند. در عمل، کلمه داشبورد به عنوان گزارش پیشرفت یا گزارش نیز استفاده می‌شود.
داشبورد یک صفحه وب است که حاوی گزارش‌هایی است که مستقیما به پایگاه‌های داده و اطلاعات وصل هستند و همیشه به روز هستند. برای مثال داشبورد تولید می‌تواند اعداد مربوط به بهره‌وری تولید را نمایش دهد مثل تعداد محصولات تولید شده یا نرخ ضایعات در ساعت. همچنین داشبورد منابع انسانی می‌تواند شاخص‌های مرتبط با استخدام، نگهداری و قرارداد کارمندان را نشان دهد مثل تعداد موقعیت‌های شغلی مورد نیاز یا میانگین ساعات بهره‌وری در روز یا هزینه استخدام در هر واحد.
کلمه داشبورد از داشبورد خودرو گرفته شده است و همان‌طور که در داشبورد خودرو شما می‌توانید وضعیت خودروی خود را در یک نگاه مشاهده کنید در داشبورد نیز می‌توانید وضعیت سازمان یا شرکت خود را در لحظه و با یک نگاه مشاهده کنید.
مزایای استفاده از داشبورد
داشبوردهای مدیریتی به مدیران این امکان را می‌دهند تا واحدهای مختلف سازمان خود را نظارت و پایش کنند و بتوانند کارایی کلی سازمان را به طور دقیق مشاهده کنند.
به کمک داشبورد می‌توان هر داده‌ای در هر واحدی از سازمان را در ساخت شاخص‌های کلیدی عملکرد دخیل کرد و از این طریق یک تصویر لحظه‌ای (snapshot) از کارایی سازمان را در اختیار مدیر قرار داد.
مزایای استفاده از داشبورد شامل موارد زیر است:
- نمایش گرافیکی و بصری شاخص‌های کلیدی عملکرد
- توانایی شناخت و تصحیح روندهای منفی
- اندازه‌گیری کارآمدی یا ناکارآمدی
- توانایی ساخت گزارشات با جزییات زیاد در مورد روندهای جدید
- توانایی اتخاذ تصمیم‌های آگاهانه براساس اطلاعات مربوط به هوش تجاری.
- تطبیق اهداف و استراتژی شرکت با وضعیت جاری
- صرفه جویی در زمان در مقایسه با بررسی گزارش‌های مجزا
- دسترسی دائمی به تمام سیستم‌های سازمان
- شناسایی سریع داده‌های غیر معمول یا داده‌های همبسته.
دسته‌بندی داشبوردها
داشبورد با توجه به نیازهای کاربران مختلف در سازمان به چند دسته تقسیم می‌شود.
- داشبورد استراتژیک: داشبوردهای استراتژیک به مدیران سازمان در سطوح مختلف در تصمیم‌گیری‌های مختلف کمک می‌کند و خلاصه‌ای از وضعیت و فرصت‌های کسب و کار را به صورت سریع و دقیق در اختیار تصمیم‌گیران قرار می‌دهد. داشبوردهای استراتژیک بیشتر روی اندازه‌گیری سطح بالای عملکرد و پیش‌بینی آینده تمرکز دارند.
- داشبورد تحلیلی: داشبوردهای تحلیلی از اطلاعات آماری داده‌ها بهره می‌برند که ممکن است به صورت در لحظه تغییر نکند مثل اطلاعات روزانه، هفتگی، ماهانه یا فصلی. داشبورد تحلیلی حاوی اطلاعات مقایسه‌ای است و از اطلاعات گذشته سازمان استفاده می‌کند. داشبوردهای تحلیلی باید از امکانات تعامل با داده‌های پشتیبانی کند و کاربر بتواند داده‌ها را از منظرهای مختلف بررسی نماید مثلا رفتن به عمق (drill down) بتوان به جزییات داده‌ها دسترسی پیدا کرد.
- داشبورد عملیاتی یا اطلاعاتی: این نوع از داشبوردها معمولا با هدفی غیر از داشبوردهای استراتژیک و داشبوردهای تحلیل طراحی می‌شوند و معمولا برای نظارت و پایش فعالیت‌ها و رخدادهایی هستند که به صورت دائمی در حال تغییر است و ممکن است نیاز به توجه و بازخود لحظه‌ای داشته باشند.
داشبورد و کارت‌های امتیازی با هم ارتباط نزدیکی دارند و اکثر مواقع می‌توانند به جای هم استفاده شوند. با اینکه هر دو اطلاعات مهمی را به صورت گرافیکی نمایش می‌دهند تفاوت آن‌ها در نحوه نمایش است. کارت‌های امتیازی کیفیت عملیات را نمایش می‌دهند در حالی که داشبورد جهت حرکت سازمان را ارائه می‌کند. کارت‌های امتیازی در فرمت تجویزی هستند و همیشه باید حاوی موارد زیر باشد:
- یک یا چند استراتژی سطح بالا
- اهداف مربوط به برنامه استراتژی
- شاخص‌های کلیدی عملکرد
- چراغ راهنما که به صورت نواحی سبز، زرد و قرمز نشان‌دهنده وضعیت شاخص است.
هر یک از این قسمت‌ها ارتباط بین کارت‌های امتیازی و نیازمندی‌های اساسی استراتژی را تضمین می‌کند. ولی طراحی صفحه‌های داشبوردی تعریف و استاندارد خاصی ندارد. داشبورد اغلب دسته‌ای از علائم گرافیکی، نمودارها، گیج‌ها و دیگر نمایشگرهای گرافیکی هستند که می‌توانند نظارت شوند و یا با آن‌ها تعامل شود. حتی زمانی که ارتباطی بین استراتژی‌ها و داشبوردها وجود داشته باشد ممکن است اهداف در داشبوردها نمایش داده نشوند.
تعیین کیفیت داشبوردها
چهار معیار مهم برای تعیین خوب بودن یک داشبورد وجود دارد:
- سادگی و ارتباط ساده با کاربر
- حداقل ابهام
- پشتیبانی از کسب و کار با داده‌های مهم و درست
- نمایش گرافیکی اطلاعات مطابق با ادراک انسانی
تاریخچه داشبورد
ایده داشبورد مدیریتی بعد از مفهوم سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری در سال ۱۹۷۰ مطرح شد و در سال ۱۹۸۰ اولین داشبوردهای مدرن تحت عنوان سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی یا Executive Information Systems (EISs) توسعه داده شدند. با توجه به مشکلات مربوط به به‌روز رسانی داده‌ها مشخص شد که روش توسعه داشبوردها عملیاتی نیست و داده‌ها معمولا ناقص و غیر قابل اعتماد هستند و همچنین داده‌ها در قسمت‌های مختلف سازمان پراکنده هستند. بنابراین در سال ۱۹۹۰ ایده استفاده از انبار داده‌ها و online analytical processing (OLAP) مطرح شد ولی با وجود تکنولوژی‌های جدیدتر تا دهه گذشته باز هم داشبوردها محبوبیت چندانی نداشتند تا اینکه کارت‌های امتیازی متوازن و شاخص‌های کلیدی عملکرد معرفی شدند و امروز داشبوردها به یک جز حیاتی از مدیریت عملکرد تبدیل شده‌اند.