روش انتخاب نرم‌افزار داشبورد مدیریتی- ویژگی‌های یک داشبورد خوب

داشبورد مدیریت شما را قادر می‌سازد تا داده‌ها را از پایگاه‌های داده، وب سرویس‌ها، ایمیل‌ها، پاسخ‌های نظرسنجی و موارد دیگر وارد، دریافت کنید و آنها را تحلیل کنید. تحلیل داده‌ها می‌تواند روی موبایل یا لپ تاپ در دسترس باشند تا شما بتوانید بر اساس داده‌ها برای بهبود سازمان خود عمل کنید. ابزارهای داشبورد مدیریت به شما این امکان را می‌دهند که داشبوردها را سفارشی کنید، مصورسازی‌های زیبایی از داده‌ها ایجاد کنید، کارت امتیازی بسازید و آنها را با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مقایسه کنید.

هوش تجاری یا BI چیست؟

اصطلاح هوش تجاری به زیرساختی اطلاق می‌شود که شامل تعداد زیادی فرآیند و ابزار است که با هم کار می‌کنند تا به کسب‌وکارها امکان مشاهده کامل و واقعی داده‌های خود را بدهند. هدف BI این است که به کسب و کارها اجازه دهد دید واضحی از تمام داده‌های خود داشته باشند تا بتوانند تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرند.

در ایران اصلاح داشبورد مدیریتی معمولا به جای هوش تجاری به کار می‌رود و نرم‌افزارهایی با عنوان داشبورد مدیریت، عملا نرم‌افزارهای هوش تجاری هستند. داشبورد مدیریت در واقع یکی از قسمت‌های هوش تجاری است که تنها به نمایش و مصورسازی داده‌ها در قالب نمودارها و گزارش‌ها می‌پردازد. عملیات دریافت داده‌ها از منابع مختلف، تمیز کردن داده‌ها، مدل کردن و ایجاد ارتباط بین داده‌ها، داده کاوی و دیگر ابزارها معمولا جز داشبورد مدیریت نبوده و به عنوان زیر مجموعه‌ای از هوش تجاری تلقی می‌شوند ولی برای ارتباط بیشتر با مخاطب ما در این مقاله به جای استفاده از واژه هوش تجاری از همان اصطلاح داشبورد مدیریت استفاده می‌کنیم.

داشبورد مدیریت چیست؟

داشبورد مدیریت نرم‌افزاری است که برای کمک به کسب و کارها طراحی شده است تا تمام داده‌های خود را در یک مکان واحد مشاهده کنند که شامل داشبوردها، نمودارها و گزارش‌ها و روش‌های دیگر برای تجسم آسان مقادیر زیادی از داده‌ها باشد. این موارد بر اساس نیازهای کسب و کار قابل تنظیم هستند و به ذینفعان کلیدی این امکان را می دهند که KPI‌ها و تجسم‌هایی را انتخاب کنند که به بهترین وجه نیازهای آنها را برآورده می کند. بسیاری از داشبوردهای مدیریت نیز از امکان تحلیل سلف سرویس استفاده می‌کنند و به کاربران اجازه می‌دهند تا کنترل کامل بر هر جنبه از داشبورد خود را داشته باشند.

چرا سازمان‌ها به داشبورد مدیریت نیاز دارند؟

برای موفقیت در دنیای پرشتاب کسب و کار، سازمان‌های امروزی باید داده محور باشند و فرهنگ داده محور را ترویج کنند. برای انجام این کار، مدیران به یک نرم‌افزار داشبورد مدیریت مدرن نیاز دارند که به همه کاربران در سازمان کمک کند تا داده‌های خود را ببینند و درک کنند. آنها با تسهیل دسترسی و تجزیه و تحلیل داده‌های شما، از استراتژی هوش تجاری سازمان شما پشتیبانی می کنند. پلتفرم‌های ساده تحلیلی داده‌ها را وارد، تمیز، تحلیل و پیش‌بینی می‌کنند.

داشبورد مدیریت در عمل

برخی از خدمات و کارهایی که داشبوردهای مدیریت می توانند برای سازمان شما انجام دهند:

• تغییرات زنجیره تامین در طول زمان را مشاهده کنید
• پیش بینی فروش و سود
• نتایج کمپین‌های بازاریابی را تجزیه و تحلیل کنید
• گزارش دهی خودکار
• ارسال خودکار گزارش به ذینفعان
• فروش و موجودی را با عملکرد تقریباً لحظه ای مشاهده کنید
• ادغام با نرم‌افزارها و سامانه‌های دیگر موجود در سازمان مثل نرم‌افزار حسابداری یا حضور و غیاب
• داشبوردها را برای استفاده داخلی یا خارجی در دیگر سامانه‌ها جاسازی کنید

ویژگی‌های مشترک داشبوردهای مدیریت

بسیاری از نرم‌افزارهای داشبورد مدیریت تجاری یا منبع باز با عملکردهای مختلف در بازار موجود است. با این حال، هر نرم‌افزار معمولاً ترکیبی از ویژگی‌های زیر را ارائه می دهد.

• داشبوردهای قابل تنظیم
• مصورسازی داده‌ها
• زمان بندی گزارش، با مشخصات امنیتی
• مدیریت کیفیت داده‌ها و نظارت برای بخش‌های فناوری اطلاعات
• پردازش زبان طبیعی (NLP) برای کشف الگوهای جدید از داده‌هایی مانند ویدیوها یا پلت فرم‌های رسانه‌های اجتماعی
• قابلیت داده کاوی
• ردیابی عملکرد در برابر KPI‌ها

یک نرم‌افزار داشبورد مدیریت آماده برای شرکت، از چابکی کسب و کار پشتیبانی می کند بدون اینکه کنترل دسترسی یا امنیت را قربانی کند. در اینجا پنج نکته برای ارزیابی یک نرم‌افزار آماده داشبورد مدیریت وجود دارد.

۱- داشبوردهای پویا

یکی از محبوب‌ترین ویژگی‌های پلتفرم داشبورد مدیریت، توانایی ایجاد و سفارشی‌سازی داشبورد است. افراد می توانند ماژول‌ها، نمودارها و گزارش‌هایی ایجاد کنند که می توانند در زمان واقعی به روز شوند. داشبوردها همچنین می توانند در دیگر سامانه‌های سازمان نیز منتشر شوند. شما باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که امکان تحلیل سلف سرویس را ارائه دهد، تا همه بتوانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند، تجزیه و تحلیل‌های خود را ایجاد کنند و به سازمان شما در ایجاد فرهنگ تحلیل کمک کنند.

۲- تجزیه و تحلیل ساده

یک نرم‌افزار داشبورد مدیریت باید ساده باشد و به شما این امکان را بدهد که به صورت بصری داده‌های خود را کاوش کنید و در حین حرکت، الگوهای داده‌ها را درک کنید. داشبورد مدیریت همچنین باید به شما امکان دهد که یافته‌های خود را با ایجاد نمودارهای زیبا به اشتراک بگذارید آن هم بدون نیاز به جابجایی بین نرم‌افزارهای مختلف و استفاده از تنها یک نرم‌افزار.

برای بررسی یک نرم‌افزار فقط یک نسخه نمایشی را تماشا نکنید. برای یک دوره آزمایشی رایگان ثبت نام کنید و نرم‌افزار را با یک تست چند روزه بررسی کنید. سعی کنید چند گزارش و نمودار مورد نیاز خود را ایجاد تا قدرت پردازش و کارایی ابزار را آزمایش کنید.

۳- قدرت پیشبرد استراتژی هوش تجاری

حتی قدرتمندترین نرم‌افزار داشبورد مدیریت اگر نتواند به راحتی به داده‌های شما متصل شود بی فایده است. داشبورد مدیریت باید شامل ابزارهایی باشد تا شما بتوانید به سادگی داده‌های خود را وارد نرم‌افزار کنید و به سرعت به تحلیل داده‌های خود مشغول شوید. شما نباید برای ارتباط با داده‌های موجود در سازمان خود، مجبور به تغییر یا خرید محصولات اضافی باشید و باید به سادگی بتواند با استراتژی داده‌های موجود در سازمان یکپارچه شود در غیر اینصورت هزینه‌ی کل اجرای پروژه هوش تجاری افزایش خواهد یافت.

۴- هزینه منصفانه

نرم‌افزارهای متن باز یا کرک شده‌ی زیادی در دسترس هستند. بسیاری از سازمان‌ها،  به ویژه سازمان‌های کوچک‌تر به سمت این گونه نرم‌افزارها می‌روند تا نیازهای گزارش‌های موردی خود را برآورده کنند. با این حال لازم است هنگام ارزیابی، هزینه کل را در نظر بگیرید و تصمیم خود را صرفا براساس قیمت اولیه قرار ندهید. شما باید تمام هزینه‌های کار کردن با این قبیل نرم‌افزارها را در نظر بگیرید. هزینه‌هایی از جمله آموزش، راه‌اندازی و نیاز به استخدام نیروی متخصص درون سازمان برای نگهداری نرم‌افزار.

معمولا شروع کار با نرم‌افزارهای متن باز یا کرک شده، هزینه کمی برای سازمان دارد ولی با گذشت زمان و نیاز به نیروی انسانی متخصص برای کار کردن با نرم‌افزار و همچنین هزینه‌های نگهداری نرم‌افزار، در کل ممکن است هزینه‌ی زیادی به سازمان تحمیل شود.

۵- توانمندی کاربران در عین ایمنی

نرم‌افزار داشبورد مدیریت مناسب برای شما، صرف نظر از سطح مهارت افراد، باید به همه‌ی کاربران این امکان را بدهد تا بتوانند داده‌های خود را ببینند و گزارش‌ها و نمودارهای مختلفی از آن‌ها ایجاد کنند تا درک خوبی از وضعیت تحت مدیریت خود داشته باشند. سازمان‌ها با این امکان می‌توانند داده‌ها را در تصمیمات جاری کاربران دخالت دهند و فرهنگ استفاده از داده‌ی واقعی را تقویت کنند. برای به حداکثر رساندن ارزش داده‌ها باید کاربران بتوانند به صورت سلف سرویس داده‌های خود را تجزیه و تحلیل کنند.

در مجموع داشبورد مدیریت باید ابزاری باشد که کاربران کار کردن با آن را دوست داشته باشند و واحد فناوری اطلاعات برای کنترل دسترسی افراد به داده‌ها به آن اعتماد داشته باشد. محیطی امن که از داده‌ها محافظت می‌کند و بدون به خطر افتادن چابکی و نوآوری تجاری، یکپارچگی داده‌ها را تضمین می‌کند.

انتخاب درست

اکنون به اولویت‌های خود برای یک نرم افزار داشبورد مدیریت فکر کرده اید، توصیه‌هایی برای انتخاب بهتر را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت.

یک شریک قابل اعتماد برای موفقیت در هوش تجاری انتخاب کنید

همانطور که نرم‌افزارهای داشبورد مدیریت را ارزیابی می کنید، حواستان باشد که شرکتی را انتخاب کنید که ماموریت اصلی آن توانمندسازی افراد برای داده محوری است. اینکه نرم‌افزار داشبورد مدیریت یکی از چند از محصول شرکت باشد ممکن است باعث شود شرکت ارائه کننده تمرکز کافی روی این حوزه را نداشته باشد و اولویت داشبورد مدیریت برای آنها کمتر از دیگر محصولاتشان باشد. به تجربه شرکت‌های مشابه خود توجه کنید، اشتیاق آنها در کار با نرم‌افزار داشبورد مدیریتی که دارند نشانه مستقیمی از موفقیت اجرای هوش تجاری در سازمانشان است.

یک نرم‌افزار نوآورانه را انتخاب کنید که مطابق با نیازهای شما باشد

داشبورد مدیریت باید با سیستم‌های فعلی سازمان سازگار شود. شما باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که بتواند به راحتی با رشد شرکت شما رشد کند. در داشبورد صدف، ما درک می‌کنیم که واقعیت‌های کسب‌وکار دائماً در حال تغییر هستند، و ما نیز سعی می‌کنیم برای پوشش این تغییرات ابزارهای لازم را به نرم‌افزار صدف اضافه کنیم. در داشبورد مدیریت صدف ما سعی می‌کنیم در عین انعطاف‌پذیری، کاربری ساده‌ای در اختیار شما قرار دهیم و به شما کمک کنیم تا به تا به اهداف تجاری خود برسید.