داشبورد مدیریت، شاخص کلیدی عملکرد و معیارهای عملیاتی
اقتصاد امروز شرکت‌های کوچک و بزرگ را با یک هدف مشترک متحد کرده است: انجام کار بیشتر با هزینه کمتر. برای استخراج بهتر اطلاعات از حجم عظیمی از داده‌هایی که در کسب و کار شما در حال گردش است، باید به اطلاعات تجاری اهمیت بیشتری داده شود.
در کسب و کارهای امروز، اطلاعات با نقش تجاری خاص و متفاوت بین پایگاه داده‌ها و اپلیکیشن‌های متفاوتی ذخیره می‌شوند. تعریف شاخص مناسب و با نمایش جذاب اطلاعات برای کاربرها، عموما اولین مانع برای تعریف و بهبود شاخص‌های کلیدی عملکرد است.
شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟
شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل اندازه‌گیری است برای نمایش اینکه چگونه یک شرکت به اهداف تجاری خود دست پیدا می‌کند. شاخص کلیدی عملکرد برای محاسبه میزان موفقیت شرکت در رسیدن به اهداف در مراحل مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. عموما دو سطح از شاخص کلیدی عملکرد وجود دارد: سطح بالا و سطح پایین. سطح بالا بیشتر روی عملکرد کلی تجارت تمرکز دارد و سطح پایین بیشتر روی پردازش اطلاعات در بخشهای مختلف مانند فروش، تبلیغات و مرکز تماس تمرکز دارد.
چطور معیارهای عملکردی میتواند به تجارت من کمک کند؟
داشتن داده‌های عملیاتی در سطح سازمان، ابزار مناسبی را در اختیار مدیران قرار میدهد تا اهداف شرکت را با شاخص‌های کلیدی عملکرد بسنجند و آنها را به کارمندان ابلاغ نمایند. فراهم کردن اطلاعات در زمان مناسب برای هر بخش و شخص به آنها کمک می‌کند تا در راستای تحقق اهداف شرکت اقدامات لازم را انجام دهند. داشتن یک تعریف مشخص و واضح از اینکه کدام شاخص عملکردی کلیدی اهمیت دارد و نحوه نمایش انها، هنوز به عنوان یکی از چالشهای اصلی تعریف داشبورد به حساب می آید.
مدیریت شاخص‌های کلیدی عملکردی در داشبورد مدیریت
نرم‌افزار داشبورد تنها اپلیکیشنی است که برای فیلتر کردن اطلاعات ناخواسته طراحی شده تا دسترسی به شاخص‌های کلیدی عمکرد مناسب برای نمایش به کاربر مورد نظر را تضمین کند. داشبورد برای مرتبط کردن پایگاه داده های متعدد و نمایش انها به کاربر با ارائه اطلاعات سر وقت، هدفدار و قابل تغییر، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
داشبوردها اجازه جست و جو، نفوذ و حتی بروزرسانی اطلاعات ارائه شده را فراهم می‌کنند که باعث صرفه جویی در زمان، کارامد ساختن جریان کار، نگهداری دقت در اطلاعات درج شده و متمرکز کردن فعالیت روی خروجی مثبت از شاخص‌های کلیدی می‌شود.
هزاران kpi وجود دارد که می‌توان به صورت آنلاین مشاهده کرد. بعضی به صورت عمودی در صنعت لیست شده‌اند و برخی دیگر به صورت افقی در فرآیندهای سازمان قرار دارند. انتخاب مسیر راحت یک kpi میتواند وسوسه انگیز و شاید در شروع مسیر کار راه انداز باشد ولی در پایین راهنمایی‌هایی که هنگام توسعه دادن kpi در بلند مدت به تجارت شما مرتبط باشد قرار گرفته است که بهتر است مورد توجه قرار گیرد.
۱۰ راهکار انتخاب شاخص کلیدی عملکرد مناسب برای داشبورد مدیریت
- مطمئن شوید که شاخص کلیدی عملکرد به تجارت شما مرتبط باشد – شاخص‌های کلیدی عملکرد باید با اهداف استراتژیک مرتبط باشند و از مدیر اجرایی تا مدیران بخش‌ها و کارکنان را تحت پشتیبانی قرار دهند. شاخص‌های کلیدی عملکرد بخش‌ها سطوح مختلف منجر به رفتار مورد نظر ما شوند. به یاد داشته باشید که شاخص‌های کلیدی عملکرد فقط به صورت داخلی پیگیری نمی‌شوند بلکه می توانند توسط مشتری بررسی شوند.
- شاخص کلیدی عملکرد را قابل اقدام کنید – مطمئن شوید که برای هر شاخص یک مالک وجود دارد که قدرت و پشتیبانی لازم برای ایجاد تغییر یا به حداقل رساندن تاثیر را داشته باشد. مسئولیت‌ها را در فاز تعریف تعیین کنید. اگر شما توانایی انجام عملیات تصحیح روی یک شاخص کلیدی عملکرد را نداشته باشید، انتخاب درستی در رابطه با تعریف آن نداشته‌اید.
- شاخص کلیدی عملکرد باید به طور مداوم اندازه‌گیری شود – تداوم اندازه‌گیری روی شاخص‌های کلیدی عملکرد متفاوت است و میتواند به صورت دائم، ساعتی، روزانه، هفتگی، ماهیانه یا حتی فصلی باشد. شاخص‌های کلیدی عملکرد که فقط به صورت ماهیانه یا فصلی بررسی می‌شوند میتوانند اهمیت استراتژیک داشته باشند ولی اهمیت کمتری در رابطه با کارهای عملیاتی داشته باشند.
- شاخص کلیدی عملکرد را با کاربر مورد نظرش هماهنگ کنید – هر بخش یا شخص باید با شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط به اهداف خودش ارتباط داشته باشد تا بتواند روی مسائل مهم مربوط به شغل خود تمرکز کند.
- داشبورد را ساده و قابل فهم نگه دارید – متخصصین ارتباط تصویری مطالب زیادی در مورد چگونگی طراحی گزارش، چارت و گراف برای دسترسی سریع و دقیق نوشته اند. امروزه اپلیکیشن‌های داشبورد دارای امکانات بیشمار تصویری شده‌اند. شاید اینکه اطلاعات را به صورت خاص و ویژه نمایش دهیم جذاب و وسوسه‌کننده باشد ولی اطلاعات کلیدی باید همیشه بدیهی و مشخص باشند تا استثناها قابل شناسایی و قابل اقدام باشند.
- برای داده زمینه و مفهوم ارائه کنید – دنبال کردن عملکرد واقعی برای اهداف یا میانگین سوابق به کاربر دانش لازم برای تصمیم گیری بهتر را میدهد. نمایش اطلاعات مرتبط به صورت تصویری و قابلیت نفوذ به عمق، زمینه و بینش لازم برای شناسایی عملیات تصحیحی را به کاربر میدهد.
- شاخص کلیدی عملکرد را به تیم خود آموزش دهید – تشخیص و ارائه شاخص‌های کلیدی عملکرد قابل رویت کافی نیست. کاربران در تمام سطوح باید متوجه ارتباطشان با بخش‌ها و اشخاص دیگر و اهداف استراتژیک باشند. آموزش اپلیکیشن داشبورد و اهمیت شاخص‌های کلیدی عملکرد و اینکه چطور با اهداف استراتژیک ارتباط دارند را در برنامه معارفه کارکنان جدید بگنجانید.
- شاخص کلیدی عملکرد، کلیدی هستند – اینکه ایا شاخص‌های کلیدی عملکرد تعریف شده به اهداف استراژیک مربوط هستند یا نه از اهمیت بالایی برخوردار است.
- محاسبه بازگشت سرمایه – اندازه‌گیری شاخص بر اساس تعریف آن در صورت دستی بودن میتواند روندی زمان‌بر باشد علاوه بر اینکه اطلاعات به دست آمده قابل اعتماد نبوده و همیشه در دسترس نیستند. داشبوردهای مدیریت میتوانند این فرآیند را خودکار کنند. آنها اطلاعات تجاری را دسترس پذیر می‌کنند تا در پروسه جریان کار ادغام شوند. بهبود تصمیم‌گیری بر پایه اطلاعات درست و در لحظه به جای تصمیم گیری از روی حدس و گمان، بهره‌وری افراد و گروه‌ها را افزایش میدهد. برای مثال شاخص «بازگشت سرمایه تبلیغات» مشخص می‌کند که چه کمپین‌هایی بیشترین پیشرفت را دارند و چه کمپین‌هایی باید بهبود پیدا کنند
- دامنه توسعه – نمونه‌های کوچک آزمایشی باید برای تعریف، ارائه و محاسبه شاخص باید آماده شوند. سپس کاربران ترغیب به استفاده از این سیستم شوند و در صورتی که تاثیر مثبتی در روند کارشان داشته باشد اقدام به توسعه بیشتر شاخص کرد.